دبیرخانه مرکزی

شرح وظایف :

• مدیریت دریافت ،ثبت و شماره گذاری نامه ها ، مکاتبات،دستورالعمل ها،بخشنامه ها و ... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
• نظارت بر تفکیک و توزیع و ارسال نامه ها ،بخشنامه ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
• پیگیری و تعقیب مکاتبات اداری به واحدها تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
• پیگیری و ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده به واحدهای مربوط
• نظارت بر حفظ و نگهداری کلیه نامه ها ،پرونده ها،بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
• کنترل و نظارت بر عملکرد متصدیان امور دفتری و بایگانی در واحد مربوطه
• ساماندهی سیستم شماره گذاری،ثبت،کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
• کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک ،اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در دبیرخانه
• ساماندهی بایگانی جاری طبق ضوابط
• همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه ای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچه سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت ها و واحدهای ذیربط
• همکاری و مشارکت در بهره گیری از سیستم های مکانیزه و اتوماسیون اداری انجام دستور لازم جهت تکثیر ،توزیع و ابلاغ بخشنامه های صادره
• بررسی اولیه اسناد و مدارک و مکاتبات و ارجاع آن به واحدها و مسئولین مربوطه در چارچوب مقررات
• تدوین دستورالعمل ها و روش های اجرایی حوزه دبیرخانه و بایگانی متناسب با امورات اداری
• هماهنگی با مراجع مربوطه در جهت تحویل به موقع و مناسب مرسولات پستی
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

همکاران